Tekstinkäsittelykurssi 1. oppikerta. 1

Wordin esittely. 1

Yleistä. 1

Wordin käynnistäminen. 1

Word-ikkunan osat 2

Valikkorivi 2

Työkalurivi 2

Viivain. 2

Kohdistin. 2

Hiiren osoitin. 2

Kirjoitusalue. 2

Tilarivi 2

Selauspainike. 2

Hissi ja Lossi 2

Avustaja. 2

Näkymät 2

Tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoittaminen. 3

Kirjoituksen korjaaminen. 3

Tallentaminen. 3

Wordin käytön lopettaminen. 4

Uuden asiakirjan aloittaminen. 4

Asiakirjan avaaminen. 5

Tavutus, kielen valitseminen ja oikoluku. 5

HARJOITUKSIA.. 7

 

Tekstinkäsittelykurssi 1. oppikerta

Tiistai 23.10

Wordin esittely

Yleistä

Tekstinkäsittelyohjelman avulla tuotetaan, muotoillaan ja tulostetaan tekstiä. Niiden suurin etu kirjoituskoneeseen verrattuna on kirjoitetun tekstin uudelleenkäytettävyys. Tekstiä voi muokata helposti: sitä voi korjata tai kopioida paikasta paikkaan.

Tekstinkäsittelyohjelmalla tehtyjä töitä kutsutaan asiakirjoiksi. Asiakirja tallennetaan levylle tiettyyn levyasemaan ja kansioon omalla tiedostonimellään. Tekstiasiakirjoihin on mahdollista tuoda valmiita leikekuvia, valokuvia tai piirrettyjä kuvia muista ohjelmista.

 

Wordin käynnistäminen

Wordin voi käynnistää esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

1. Valitse Käynnistä/Ohjelmat/Microsoft Word
2. Etsi Oma tietokone – ikkunan kautta avattava tiedosto ja kaksoisnapsauta tiedoston nimeä.
3. Napsauta Wordin painiketta MS Office-pikavalintapalkista.

 

Word-ikkunan osat

Valikkorivi

Valikot avautuvat, kun napsautat hiirellä valikkorivin sanoja. Valikoiden sisältämiä komentoja kutsutaan valikkokomennoiksi. Vaikutat niillä ohjelman toimintaan.

Työkalurivi

Täällä sijaitsevat painikkeet, joista voit avata, tallentaa tai tulostaa asiakirjan. Sieltä löytyvät myös muotoilupainikkeet Lihavoitu, Kursivoitu ja Alleviivattu. Siirrä hiiri painikkeen päälle, esiin ponnahtaa ohje, joka kertoo painikkeen nimen.

Viivain

Viivaimen valkoinen alue näyttää, kuinka paljon sivulla on kirjoitustilaa sekä vaaka, että pystysuoraan. Harmaa alue näyttää sivureunuksien eli marginaalien leveyden.

Kohdistin

Kohdistin osoittaa paikan, johon kirjoitat tai lisäät esimerkiksi kuvan.

Hiiren osoitin

Hiiren osoittimella teet valintoja sekä siirrät kohdistimen oikeaan paikkaan. Muista kuitenkin, että et voi siirtää kohdistinta viimeistä riviä alemmaksi. Lisää rivejä saat Enter – näppäimellä.

Kirjoitusalue

Kirjoitusalueelle voidaan lisätä tekstiä ja kuvia.

Tilarivi

Tilariviltä näet mm. ikkunassa näkyvän sivun numeron. Tilarivi kertoo myös ohjelman muista asetuksista sekä ohjelman suorittamista toimenpiteistä.

Selauspainike

Selauspainikkeella voit selata sivuja ylöspäin tai alaspäin.

Hissi ja Lossi

Hissi ja Lossi eli vierityspalkit vierittävät ikkunaa.

Avustaja

Avustajalta voit kysyä apua napsauttamalla sitä hiirellä. Avustajan voi myös vetää pois kirjoitusalueelta. Avustaja piilotetaan napsauttamalla sitä hiiren oikealla korvalla eli kakkospainikkeella ja antamalla pikavalikosta komento Piilota.

Näkymät

Tulostusasettelunäkymä on paras tekstin kirjoitusta ja kuvien lisäystä varten. Näkymällä tarkoitetaan Wordin tapaa esittää kirjoittamasi asiakirja näytön ikkunassa. Näkymää voidaan vaihtaa ikkunan vasemmassa alareunassa olevilla näkymäpainikkeilla. Napsauta hiirellä Tulostusasettelunäkymä – painiketta varmistaaksesi, että juuri tämä näkymä on valittuna. Valinnan voi tehdä myös Näytä – valikosta komennolla Asettelu.

Tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoittaminen

Tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoitettaessa tulee noudattaa seuraavia sääntöjä:

 

1. Enter – näppäintä käytetään rivinvaihtoon vain seuraavissa tapauksissa:

-         Otsikon jälkeen

-         Tyhjän rivin saamiseksi

-         Jakson eli kappaleen lopussa

 

Ohjelma huolehtii muista rivinvaihdoista automaattisesti.

2. Välilyöntinäppäintä ei käytetä sivusuuntaan liikkumiseen.
3. Välimerkkien ja päättömerkkien jälkeen tulee yksi välilyönti.

 

Tekstikohdistinta siirretään napsauttamalla hiiren I – osoittimella uutta kohdetta. Lyhyet siirtymät on helpompi tehdä käyttämällä näppäimistön nuolinäppäimiä.

Lisäys- ja korvaustila

Lisäystilassa voidaan uutta tekstiä lisätä aiemmin kirjoitetun tekstin väliin. Korvaustilaan voidaan siirtyä näppäimistön Insert – näppäimellä.

Korvaustilassa uusi teksti sijoittuu tekstikohdistimen jäljessä olevan vanhan tekstin päälle. Kun korvaustila on päällä, tilarivillä lukee KORV.

Tilasta toiseen voidaan vaihtaa painamalla näppäimistön Insert – näppäintä tai kaksoisnapsauttamalla KORV – ruutua tilarivillä.

 

Kirjoituksen korjaaminen

Askelpalautin – näppäimellä voit poistaa merkkejä kohdistimen vasemmalta puolelta. Delete – näppäimellä poistat valitun kohteen (esimerkiksi valittu alue tai kuva) tai kohdistimen oikealla puolella olevaa tekstiä.

 

Kaikkia virheitä Word ei tunnista, esimerkiksi sanan ”kirjoitusvihreitä” se saattaa luulla olevan oikein. Tekstit onkin syytä lukea aina myös itse huolellisesti läpi.

 

Tekstinkäsittelyohjelmat osaavat oikolukea tekstiä eli tarkistaa kirjoitusvirheitä. Wordin oikoluku toimii ohjelman sanaston mukaan. Ohjelma merkitsee punaisella aaltoviivalla sellaiset sanat, joissa saattaa olla virhe (sanat, jotka eivät ole sanastossa). Oikein kirjoitettujen sanojen alla olevista aaltoviivoista ei tarvitse välittää, koska ne eivät tulostu paperille.

Ohjelma myös ehdottaa korjauksia. Napsauta hiiren oikealla korvalla eli kakkospainikkeella virheellistä sanaa ja valitse avautuvasta pikavalikosta oikea muoto. Mikäli oikeaa muotoa ei löydy, napsauta valikon ulkopuolelle, niin valikko sulkeutuu.

 

Tallentaminen

Asiakirjan voi tallentaa missä tahansa työskentelyn vaiheessa. Asiakirja kannattaa tallentaa usein, koska tällöin se ei häviä esimerkiksi sähkökatkoksen takia.

1. Napsauta työkalurivin Tallenna – painiketta tai anna valikosta komento Tiedosto/Tallenna. Jos tiedostolla ei ole vielä nimeä, niin ohjelma kysyy sitä. Muussa tapauksessa tilarivillä vilahtaa levykkeen kuva, minkä jälkeen tallennus on valmis.
2. Kirjoita tiedostonimi.
3. Valitse levyasema ja tallennuskansio nuolipainikkeella avautuvasta Kohde – luettelosta.
4. Luettelosta näkyvän kansion voit avata kaksoisnapsauttamalla sen kuvaketta. Mikäli kaksoisnapsautat nimen päällä, voit vahingossa siirtyä asiakirjan nimen muokkaukseen. Paina näppäimistön Esc – näppäintä ja yritä uudelleen, koska tarkoituksenasi ei ollut muuttaa tiedoston nimeä.
5. Mikäli haluat palata kansiorakenteessa takaisin ylöspäin, käytä Avaa yläkansio – painiketta.
6. Napsauta lopuksi Tallenna – painiketta.

 

 

Tiedostonimessä ei saa

käyttää seuraavia merkkejä:

/ kauttaviiva

\ kenoviiva

> suurempi kuin

< pienempi kuin

* tähti eli asteriski

? kysymysmerkki

. piste

” lainausmerkki

| pystyviiva

: kaksoispiste

; puolipiste

 

Mikäli haluat tallentaa asiakirjan uudella nimellä, niin anna valikosta komento Tiedosto/Tallenna nimellä. Tämä on tarpeellista mm. silloin, kun et halua muuttaa alkuperäistä asiakirjaa tai haluat tallentaa jo kiintolevylle tallennetun tiedoston levykkeelle.

 

Wordin käytön lopettaminen

Word suljetaan samalla tavalla, kuin mikä tahansa Windowsin ikkuna X – eli Sulje – painikkeesta. Lisäksi voidaan ohjelman käyttö lopettaa Tiedosto/Lopeta – komennolla. Mikäli avoinna on asiakirja ja siihen on tehty muutoksia viime tallennuksen jälkeen, ohjelma kysyy, tallennetaanko muutokset ennen ohjelmaikkunan sulkemista.

 

Windowsin ikkunat voidaan sulkea näppäinyhdistelmällä Alt + F4 (pidä Alt – näppäin pohjassa ja paina F4 – näppäintä.

 

 

 

Vastausvaihtoehdot:

Kyllä                       asiakirja tallennetaan ja ikkuna sulkeutuu

Ei                       asiakirjaa ei tallenneta ja ikkuna sulkeutuu

Peruuta                       asiakirjaa ei tallenneta ja ikkuna ei sulkeudu

 

Uuden asiakirjan aloittaminen

Uusi tyhjä asiakirja saadaan näytölle napsauttamalla työkalurivin Uusi tyhjä tiedosto – painiketta.

Wordin valmiita asiakirjapohjia päästään valitsemaan Tiedosto/Uusi – komennolla.

1. Valitse aiheen mukainen välilehti.
2. Valitse malli.
3. Napsauta OK – painiketta.

Kun malli avataan uutena tiedostona, jää alkuperäinen malli muuttumattomana levylle. Mikäli haluat muokata mallia, avaa mallipohja valinnalla Malli.

Asiakirjan avaaminen

Levylle tallennetut asiakirjat avataan Tiedosto/Avaa – komennolla tai napsauttamalla työkalurivin Avaa – painiketta.

 

Tiedosto – valikon alareunassa näkyvät viimeksi avatut asiakirjat. Asiakirjanimen napsauttaminen avaa sen Wordiin.

 

Valitse kansiot ja tiedostot kaksoisnapsauttamalla kuvaketta! Mikäli et kaksoisnapsauta kuvan, vaan nimen päällä, voit vahingossa siirtyä kansion tai tiedoston nimen muokkaukseen. Paina näppäimistön Esc – näppäintä ja kokeile kaksoisnapsauttamista uudelleen (kuvakkeen päällä), koska tarkoituksenasi ei ollut muuttaa tiedoston tai kansion nimeä. 

 

    

1. Avaa Kohde – ruutu ja valitse levyasema, jossa avattava tiedosto on.
2. Valitse kansio ja napsauta Avaa – painiketta. Voit myös kaksoisnapsauttaa kansiokuvaketta, jolloin kansio avautuu.
3. Valitse tiedosto eli asiakirja hiirellä napsauttamalla ja napsauta Avaa – painiketta. Voit myös kaksoisnapsauttaa tiedostokuvaketta, jolloin asiakirja avautuu.
4.  

Mikäli kirjoitat useita kieliä samaan asiakirjaan, valitse eli maalaa ensin asiakirjan osa ja anna kielivalinta kaikille osille erikseen.

 

Wordin tiedostot tallennetaan usein Omat tiedostot – kansioon, jonne pääset myös napsauttamalla valinta painiketta ikkunan vasemmasta reunasta.                                                                            

Tavutus, kielen valitseminen ja oikoluku

Suomenkielinen Word olettaa, että kirjoitat suomea. Toki voit kirjoittaa mitä tahansa kieltä, mutta tällöin ohjelma merkitsee punaista aaltoviivaa sanojen alle virheen merkiksi ja tavutus rivin lopussa ei toimi. Mikäli kirjoitat esimerkiksi englantia, ohjelma saattaa tunnistaa sen automaattisesti.

 

Kielen voit valita komennolla Työkalut/Kieli/Määritä kieli avautuvassa ikkunassa.

 

Tavutus asetetaan päälle Työkalut/Kieli/Tavutus – komennolla.

 

Erillisen kielentarkistusikkunan saat näkyviin Työkalut/Kieliasun tarkistus – komennolla. Word näyttää ikkunassa punaisella ne sanat, joita se ei tunnista.

 

1. Valitse oikea vaihtoehto Ehdotukset – luettelosta. Hyväksy valinta Muuta – painikkeella.
2. Napsauta kohdistin virheellisen tekstin päälle ja korjaa virhe. Hyväksy valinta Muuta – painikkeella.
3. Mikäli et halua tehdä korjausta esimerkiksi oikein kirjoitetun erisnimen kohdalla, niin napsauta Ohita – painiketta.
4. Ohita kaikki – painikkeen napsautus ohittaa saman sanan toiset esiintymät tässä asiakirjassa.
5. Voit lisätä sanan Wordin sanastoon Lisää – painikkeella. Sanasto on yhteinen kaikille asiakirjoille.