Jos sinulla on työkirja, jotka haluat salata, voit suojata työkirjasi monella eri tavalla. Tallenna nimellä –valintaikkunassa on Asetukset –painike. Kun napsautat sitä, esiin tulle Tallennusasetukset –valintaikkuna.

Jos merkitset rastin Luo aina varmuuskopio –valintaruutuun, työkirjasta tallennetaan jokaisen tallennuksen yhteydessä myös varmuuskopio. Varmuuskopiolla on sama nimi kuin työkirjalla, mutta sen tarkennin on BAK. Varmuuskopio sisältää sen työkirjan, jonka tallensit edellisellä kerralla samalla nimellä.

Toinen tapa työkirjan suojaamiseen on antaa sille salasana.

Työtilan tallentaminen

Tiedosto –valikon komennolla Tallenna työtila voit tallentaa työkirjan koon, järjestyksen ja sijainnin näytöllä. Sinun pitää tallentaa jokainen työkirjasi erikseen, vaikka tallentaisitkin työtilan.

Ohje

Jos ihmettelet jotain työskennellessäsi Excelin parissa, voit käyttää Excelin Ohje –toimintoa. Pääset Ohje –toimintoon komennolla Ohje, Microsoft Excelin Ohjeen aiheet tai kaksoisnapsauttamalla Ohje –painiketta. Tällöin tulee esiin Ohjeen aiheet –valintaikkuna.

Automaattinen täydennys

Pieni mutta erittäin käytännöllinen hienous on Automaattinen täydennys –toiminta. Se toimii näin: Kun vahvistat soluun kirjoittamasi tiedot painamalla ENTER –näppäintä, soluosoitin siirtyy alaspäin seuraavaan soluun. Jos aloittaa uuden tiedon syöttämisen samoilla kirjaimilla kuin edellisessä solussa, niin Excel täydentää puuttuvat kirjaimet edellisen solun perusteella. Näin:

Voit myös avata luettelon kaikista yläpuolella olevien solujen sisällöistä. Napsauta solua hiiren oikeanpuoleisella painikkeella ja valitse pikavalikosta komento Valitse luettelosta…

Pikanäppäinkomentoja

Huomautus Jos haluat suurentaa Ohje-ikkunan koko näytön kokoiseksi, paina ALT+VÄLILYÖNTI, ja paina sen jälkeen U-näppäintä. Kun haluat palauttaa ikkunan sen alkuperäiseen kokoon ja sijaintiin, paina ALT+VÄLILYÖNTI ja paina sen jälkeen P-näppäintä. Jos haluat tulostaa tämän aiheen, paina ALT+V ja paina sen jälkeen U-näppäintä.

Paina:	Haluttu toimi:
Nuolinäppäimet	Siirtyminen yhden solun verran ylös, alas, vasemmalle tai oikealle
CTRL+ NUOLINÄPPÄIN	Siirtyminen nykyisen tietoalueen reunaan
HOME	Siirtyminen rivin alkuun
CTRL+HOME	Siirtyminen laskentataulukon alkuun
CTRL+END	Siirtyminen laskentataulukon viimeiseen soluun, joka on oikeanpuoleisimman käytössä olevan sarakkeen ja alimmaisen käytössä olevan rivin leikkauskohdassa oleva solu (oikeassa alakulmassa), tai solu, joka on vastapäätä aloitussolua, joka on yleensä A1.
PAGE DOWN	Siirtyminen yhden näytön verran alaspäin
PAGE UP	Siirtyminen yhden näytön verran ylöspäin
ALT+PAGE DOWN	Siirtyminen yhden näytön verran oikealle
ALT+PAGE UP	Siirtyminen yhden näytön verran vasemmalle
CTRL+PAGE DOWN	Siirtyminen työkirjan seuraavaan taulukkoon
CTRL+PAGE UP	Siirtyminen työkirjan edelliseen taulukkoon
CTRL+F6 tai CTRL+SARKAIN	Siirtyminen seuraavaan työkirjaan tai ikkunaan
CTRL+VAIHTO+F6 tai CTRL+VAIHTO+SARKAIN	Siirtyminen edelliseen työkirjaan tai ikkunaan
F6	Siirtyminen seuraavaan ruutuun jaetussa työkirjassa Makrot Makrojen kirjoittaminen, muuttaminen, tarkasteleminen, nauhoittaminen tai liittäminen. Voit nauhoittaa jaetun työkirjan toimintoja jakamattomaan työkirjaan tallennettuun makroon. Voit suorittaa jaetussa työkirjassa makroja, jotka on tallennettu ennen työkirjan jakamista. Jos makroon sisältyy toiminto, joka ei ole käytettävissä, makron suorittaminen pysähtyy, kun se tulee kyseisen toiminnon kohdalle.
VAIHTO+F6	Siirtyminen edelliseen ruutuun jaetussa työkirjassa
CTRL+ASKELPALAUTIN	Näytön vierittäminen, jotta aktiivinen solu tulee näkyviin
F5	Siirry-valintaikkunan näyttäminen
VAIHTO+F5	Etsi-valintaikkunan näyttäminen
VAIHTO+F4	Viimeisimmän Etsi-toiminnon toistaminen (sama kuin Etsi Seuraava)
SARKAIN	Siirtyminen suojatun laskentataulukon lukitsemattomien solujen välillä

Palauta alkuun

Näppäimiä laskentataulukossa siirtymiseen End-tilassa

Paina:	Haluttu toimi:
END	Lop-tilan-ottaminen käyttöön
END, NUOLINÄPPÄIN	Siirtyminen yhden tietoalueen verran rivillä tai sarakkeessa
END, HOME	Siirtyminen laskentataulukon viimeiseen soluun, joka on oikeanpuoleisimman käytössä olevan sarakkeen ja alimmaisen käytössä olevan rivin leikkauskohdassa oleva solu (oikeassa alanurkassa), tai solu, joka on vastapäätä aloitussolua, joka on yleensä A1.
END, ENTER	Siirtyminen nykyisen rivin viimeiseen soluun, joka ei ole tyhjä; tämä näppäinyhdistelmä ei ole käytettävissä, jos Muu ohjelmisto -välilehden (Työkalut Asetukset) Vaihtoehtoiset ohjausnäppäimet -valintaruutu on valittuna.

Palaa alkuun

Näppäimiä laskentataulukossa siirtymiseen SCROLL LOCK -tilassa

Paina:	Haluttu toimi:
SCROLL LOCK	VIER-tilan valitseminen tai valinnan poistaminen
HOME	Siirtyminen ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevaan soluun
END	Siirtyminen ikkunan oikeassa alakulmassa olevaan soluun
YLÄNUOLI tai ALANUOLI	Vierittäminen yhden rivin verran ylös- tai alaspäin
VASEN NUOLI tai OIKEA NUOLI	Vierittäminen yhden sarakkeen verran vasemmalle tai oikealle

Palauta alkuun

Vihje Kun SCROLL LOCK -tila ei ole käytössä ja käytetään vieritysnäppäimiä, joita ovat esimerkiksi PAGE UP- ja PAGE DOWN -näppäimet, valinta liikkuu vieritetyn matkan. Saman valinnan voi säilyttää vieritettäessä painamalla ensin SCROLL LOCK –näppäintä.

Toimintonäppäimet

Huomautus Voit suurentaa ohjeikkunan koko näytön kokoiseksi painamalla ALT+VÄLILYÖNTI ja X. Voit palauttaa ikkunan alkuperäiseen kokoon ja paikkaan painamalla ALT+VÄLILYÖNTI ja R. Voit tulostaa tämän aiheen painamalla CTRL+P.

Mitä funktionäppäinyhdistelmiä haluat käyttää?

FUNKTIONÄPPÄIN

VAIHTO+FUNKTIONÄPPÄIN

CTRL+FUNKTIONÄPPÄIN

CTRL+VAIHTO+FUNKTIONÄPPÄIN

ALT+FUNKTIONÄPPÄIN

ALT+VAIHTO+FUNKTIONÄPPÄIN

CTRL+ALT+FUNKTIONÄPPÄIN

FUNKTIONÄPPÄIN

Näppäimet:	Toiminto:
F1	Näyttää Office-avustajan ohjeet näytössä
F2	Siirtää tekstin tai grafiikkaa
F3	Lisää automaattisen tekstin (Word näyttää kohteen ensin)
F4	Toistaa edellisen toiminnon
F5	Muokkaa Siirry
F6	Siirtyy seuraavaan ruutuun tai kehykseen
F7	Työkalut Kieliasun tarkistus
F8	Laajentaa valinnan
F9	Päivittää valitut kentät
F10	Aktivoi valikkorivin
F11	Siirtyy seuraavaan kenttään
F12	Tiedosto Tallenna nimellä

Palaa alkuun

VAIHTO+FUNKTIONÄPPÄIN

Näppäimet:	Toiminto:
VAIHTO+F1	Käynnistää kohdeohjeet tai näyttää muotoilun
VAIHTO+F2	Kopioi tekstin
VAIHTO+F3	Vaihtaa kirjainten kokoa
VAIHTO+F4	Toistaa Etsi- tai Siirry-toiminnon
VAIHTO+F5	Siirtyy edelliseen muutokseen
VAIHTO+F6	Siirtyy edelliseen ruutuun tai kehykseen
VAIHTO+F7	Työkalut Kieli Synonyymisanasto
VAIHTO+F8	Tiivistää valinnan
VAIHTO+F9	Siirtyy kenttäkoodin ja sen tuloksen välillä
VAIHTO+F10	Näyttää pikavalikon
VAIHTO+F11	Siirtyy edelliseen kenttään
VAIHTO+F12	Tiedosto Tallenna

Palaa alkuun

CTRL+FUNKTIONÄPPÄIN

Näppäimet:	Toiminto:
CTRL+F2	Tiedosto Esikatselu
CTRL+F3	Leikkaa Piikkiin
CTRL+F4	Sulkee ikkunan
CTRL+F5	Palauttaa tiedostoikkunan koon
CTRL+F6	Siirtyy seuraavaan ikkunaan
CTRL+F7	Siirrä (ikkunanohjausvalikko)
CTRL+F8	Koko (ikkunanohjausvalikko)
CTRL+F9	Lisää tyhjän kentän
CTRL+F10	Suurentaa tiedostoikkunan
CTRL+F11	Lukitsee kentän
CTRL+F12	Tiedosto Avaa

Palaa alkuun

CTRL+VAIHTO+FUNKTIONÄPPÄIN

Näppäimet:	Toiminto:
CTRL+VAIHTO+F3	Lisää Piikin sisällön
CTRL+VAIHTO+F5	Muokkaa kirjanmerkkiä
CTRL+VAIHTO+F6	Siirtyy seuraavaan ikkunaan
CTRL+VAIHTO+F7	Päivittää linkitetyt tiedot Word-lähde- tiedostossa
CTRL+VAIHTO+F8	Laajentaa valinnan tai alueen
CTRL+VAIHTO+F9	Poistaa kentän linkin
CTRL+VAIHTO+F10	Aktivoi viivaimen
CTRL+VAIHTO+F11	Poistaa kentän lukituksen
CTRL+VAIHTO+F12	Tiedosto Tulosta

Palaa alkuun

ALT+FUNKTIONÄPPÄIMET

Näppäimet:	Toiminto:
ALT+F1	Siirtyy seuraavaan kenttään
ALT+F3	Luo automaattisen tekstin
ALT+F4	Sulkee Wordin
ALT+F5	Palauttaa tiedostoikkunan koon
ALT+F7	Etsii seuraavan kirjoitus- tai kielioppivirheen. Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa -valintaruudun täytyy olla valittuna (Työkalut-valikon Asetukset -valintaikkuna, Kieliasun tarkistus -välilehti).
ALT+F8	Suorittaa makron
ALT+F9	Siirtyy kenttäkoodin ja sen tuloksen välillä
ALT+F10	Suurentaa tiedostoikkunan
Näyttää Visual Basic -koodin	Näyttää Microsoft Visual Basic -koodin

Palaa alkuun

ALT+VAIHTO+FUNKTIONÄPPÄIN

Näppäimet:	Toiminto:
ALT+VAIHTO+F1	Siirtyy edelliseen kenttään
ALT+VAIHTO+F2	Tiedosto Tallenna
ALT+VAIHTO+F9	SIIRRY-PAINIKKEEN tai MAKRO-PAINIKKEEN käyttäminen kentän tulokset näyttävässä kentässä
ALT+VAIHTO+F11	Näyttää Microsoft Visual Studio -koodin

Palaa alkuun

CTRL+ALT+FUNKTIONÄPPÄIN

Näppäimet:	Toiminto:
CTRL+ALT+F1	Näyttää Microsoft -järjestelmätiedot
CTRL+ALT+F2	Tiedosto Avaa

Palaa alkuun

Lukujen merkitseminen

Excel yrittää tulkita kaiken kirjoittamasi tiedon oikein. Jos esimerkiksi kirjoitat ”123”, Excel huomaa, että kysymyksessä on luku ja muotoilee sen käyttäen Luku –muotoilua. Josen sen sijaan kirjoitat ”123 mk”, Excel käyttää Valuutta –muotoilua. Kaikki luvut tasataan solun oikean reunaan. Jos solussa näkyy #####, se tarkoittaa sitä, että luku ei mahdu soluun. Voit tällöin leventää solua niin, että koko luku mahtuu siihen.

Päivämäärä ja kellonaika

Kun kirjoitat päivämäärän tai kellonajan, Excel huomaa sen ja tallentaa kirjoittamasi päivämäärän/kellonajan erikoisella tavalla, sarjanumeroina. Näin päivämääriä ja kellonaikoja voidaan käsitellä lukuina; niitä voidaan laskea yhteen, vähentää ja käyttää kaavoissa. Päivämäärä ja kellonaika voidaan muotoilla usealla eri tavalla.

Teksti

Jos haluat Excelin tulkitsevan luvun tekstiksi, sinun pitää kirjoittaa luvun eteen heittomerkki (´). Heittomerkki ei näy solussa.

Kaavojen kirjoittaminen

Kaavojen kirjoittaminen on yksi tavallisimmista Excelillä suorittamistasi toiminnoista. Kaavoja käytetään laskentataulukoissa laskelmien tekemiseen, yhteenlaskuun, vähennyslaskuun, kertolaskuun jne. Jossa Excel osaisi tulkita kirjoittamasi kaavan, sen pitää alkaa yhtäsuurusmerkillä (=). Yhtäsuuruusmerkin jälkeen tulee itse kaava, joka voi muodostua vakioista, operaattoreista, viittauksista ja funktioista.

Vakiot ovat arvoja, joita kirjoitat. Ne voivat olla lukuja – kokonaislukuja tai desimaalilukuja – tai tekstiä.

Operaattoreita käytetään osoittamaan, mistä laskutoimituksesta on kysymys. Aritmeettisten operaattoreiden avulla suoritetaan aritmeettisia laskutoimituksia:

+	yhteenlasku
+	vähennyslasku
/	jakolasku
*	kertolasku
%	prosentti sijoitetaan luvun jälkeen, esim. 10%
^	potenssiinkorotus

Vertailuoperaattoreiden avulla verrataan kahta arvoa toisiinsa. Vertailu voi olla TOSI tai EPÄTOSI.

=	yhtäsuuri kuin
>	suurempi kuin
<	pienempi kuin
>=	suurempi tai yhtäsuuri kuin
<=	pienempi tai yhtäsuuri kuin
<>	erisuuri kuin

Tekstioperaattori & liittää kaksi merkkijonoa yhdeksi merkkijonoksi.

Esimerkki. Jos solu A1 sisältää tekstiä Tammikuu, niin kaavan =A1&”Menot” tulos on Tammikuu Menot.

Viittaukset ovat joko soluviittauksia (=A1+A2) tai nimiviittauksia =Tulot - Menot (nimitettyjä alueita).

Funktiot ovat valmiita kaavoja, jotka tarvitsevat yhden tai useampia arvoja, suorittavat laskutoimituksen ja palauttavat jonkin arvon. Excelillä on useita valmiita, sisäänrakennettuja funktioita, mutta voit luoda myös omia funktioita käyttämällä Excelin Visual Basic –ohjelmointikieltä. Tavallisin funktio on luultavasti summafunktio.

Esimerkki. Haluat laskea yhteen solujen A1-A4 sisällöt. Kaavan =A1+A2+A3+A4 asemasta voit käyttää summa funktiota ja kirjoittaa lyhyemmin =SUMMA(A1:A4).

Kaavoja kirjoittaessasi sinun pitää aina muistaa yksi asia: Missä järjestyksessä laskutoimitukset suoritetaan? Esimerkki!

Mitä on 2+3*5? Lasket ehkä 2+3=5 ja 5*5=25. Ja väärin meni! Pitää noudattaa laskujärjestyssääntöä. Kertolasku pitää suorittaa ennen yhteenlaskua. Excel siis laskee 3*5=15 ja 2+15=17.

Excel suorittaa laskutoimitukset seuraavassa järjestyksessä:

-	Negaatio, esim. –2
%	Prosentti
* ja /	Kerto- ja jakolasku
&	Merkkijonojen liittäminen
+ ja -	Yhteen- ja vähennyslasku
=, <,>, <=, > = ja <>	Vertailu

Jos kaava sisältää useita operaatioita, joilla on sama prioriteetti, laskutoimitukset suoritetaan vasemmalta oikealle. Sulkeiden avulla voit muuttaa laskutoimitusten suoritusjärjestystä. Sulkeiden sisällä olevat laskutoimitukset suoritetaan aina ensin. Esimerkki. Kaavan =(2+3)*5 tulos on 25.

Vihje: Kun kirjoitat kaavariviin oikeanpuoleisen sulkumerkin, niin vastaava vasen sulkumerkki näytetään lihavoituna. Näin voit helposti tarkistaa sulkeiden oikean lukumäärän.

Kaavojen näyttäminen

Tavallisesti kaavaa ei näytetä solussa; sen asemasta näytetään laskettu tulos. Nähdäksesi kaavan sinun pitää valita solu. Tällöin kaava näkyy kaavarivillä.

Kuva 1: C1 on valittu ja kaava näytetään kaavarivillä.

Kun kaksoisnapautat solua, joka sisältää kaavan, voit muokata kaava suoraan solussa. Voit määrittää laskentataulukon asetukset myös niin, että suluissa näytetään aina tuloksen asemasta kaava. Valitse Työkalut, Asetukset ja merkitse sitten rasti Näkymä –välilehden Kaavat –valintaruutuun (Ikkunan asetukset).

Vihje: voit siirtyä kaavojen näyttämisen ja tuloksen näyttämisen välillä näppäilyllä CTRL+&.

Virhe kaavassa

Kun kirjoitat kaavoja, niihin tulee helposti virheitä. Tällöin solussa näytetään ns. virhearvo. Virhearvo alkaa aina numeromerkillä (#). Seuraavassa on joitakin Excelin virhearvoja:

Virhearvo	Kuvaus
#JAKO/0!	Nollalla jakaminen, esim. 12/0.
#PUUTTUU!	Viittaa puuttuvaan arvoon.
#NIMI?	Käyttää nimeä, jota ei ole määritelty.
#VIITTAUS!	Viittaa soluun, joka ei ole kelvollinen.
#####	Antaa tuloksen, joka ei mahdu soluun. Tulos näkyy, kun solua levennetään.

Muista, että jos kaava sisältää viittauksen soluun, joka sisältää virhearvon, niin tulokseksi tulee virhearvo, vaikka kaava muuten olisi oikein.

Muutama sana kaavojen viittauksista

Kaavioissa käytetään usein viittauksia. Viittaus soluun noutaa ko. solun arvon. Jos solun A1 sisältönä on arvo 27 ja kirjoitat kaavan =A1 johonkin soluun, niin tämän solun arvoksi tulee 27.

Viittaus alueeseen viittaa alueen kaikkiin soluihin. Tämä on käytännölistä, kun suoritat alueessa yhteenlaskuja tai muita laskutoimituksia. Summan=A1+A2+A3+A4 asemasta voit kirjoittaa =SUMMA(A1:A4). Voit kirjoittaa viittaukset usealla eri tavalla:

Viittaus	Muodostuu
yksittäiseen soluun	solun nimestä, esim. C14 tai K21
solualueeseen	kahden vastakkaisen nurkkasolun nimistä, erotettuna toisistaan kaksoispisteellä, esim. A1:A4 tarkoittaa soluja A1, A2, A3 ja A4.
riviin, riveihin	rivitunnuksista kaksoispisteellä toisistaan erotettuina, esim. 3:3 tai 1:3
sarakkeeseen, sarakkeisiin	saraketunnuksista kaksoispisteellä toisistaan erotettuna, esim. B:B tai :AC
moneen alueeseen	alueviittauksista puolipisteellä (;) toisistaan erotettuna. Esim. A1:B4,C8:D10 viittaa kaikkiin alueen A1:B4 soluihin sekä kaikkiin alueen C8:D10 soluihin.

Solujen tunnusten välissä käytettävästä kaksoispisteestä käytetään nimeä alueoperaattori ja puolipisteestä nimeä yhdisteoperaattori.

Osoittaminen

Kun tarvitset kaavoissa viittauksia, voit tietysti kirjoittaa ne tavalliseen tapaan, esimerkiksi =(A1+A2)’5. Ei ongelmia, Jos olet määritellyt alueille nimet, niin asia on vielä yksinkertaisempi, esim. =(Vuokra+Puhelin)/2. Monimutkaisemmaksi asia tulee silloin, kun kirjoitat kaavoja, jotka sisältävät kaavoja, jotka sisältävät viittauksia useisiin alueisiin, esim. =(H21:K32+F32+F15:128)/M12. Tällöin voit käyttää osoitusmenetelmää.

Osoitusmenetelmä perustuu siihen, että valitset alueen hiirellä kirjoittaessasi kaavaa kaavariville tai soluun. Valitsemasi alue ei tule käänteiseksi kuten tavallisessa valinnassa vaan alue ympäröidään vilkkuvalla pisteviivalla.

Kuva 2 Osoittaminen

Solujen ja solualueiden nimeäminen

Seuraavassa muutamia asioita, jotka kannattaa pitää mielessä, kun soluja tai solualueita nimetään.

- Nimi voi sisältää numeroita, kunhan ne ovat kirjaimen tai alleviivan perässä. Huomaa, että nimen ensimmäinen merkki on numero.

Makrot

Voit luoda makron käyttämällä makronauhuria ja suorittamalla sarjan toimia. Voit myös luoda makron kirjoittamalla Visual Basic for Applications -koodin Visual Basic -editorilla. Makroa nauhoittaessasi voit napsauttaa komentoja ja vaihtoehtoja hiiren avulla, mutta makronauhuri ei nauhoita hiiren liikkeitä tiedostoikkunassa.

Yleistietoja makroista

Jos tarvitset usein samaa tehtäväsarjaa Wordissa, voit automatisoida sen makron avulla. Makro on sarja yhdeksi komennoksi yhdistettyjä Wordin komentoja ja ohjeita, ja se suorittaa tehtävän automaattisesti. Voit luoda makron eli ikään kuin mukautetun komennon, jonka avulla voit yhdellä komennolla suorittaa toistuvat tehtävät, jotka manuaalisesti suoritettuna veisivät paljon aikaa.

Makron nauhoittaminen

Voit aloittaa makrojen luomisen makronauhurin avulla. Word nauhoittaa sarjan Word-komentoja makroksi Visual Basic for Applications -ohjelmointikielellä. Makroa nauhoittaessasi voit napsauttaa komentoja ja vaihtoehtoja hiiren avulla, mutta makronauhuri ei nauhoita hiiren liikkeitä tiedostoikkunassa. Et voi käyttää hiirtä esimerkiksi osoittimen siirtämiseen, valitsemiseen, kopioimiseen tai kohteiden siirtämiseen napsauttamalla ja vetämällä. Jos haluat nauhoittaa toimet, sinun on tehtävä ne näppäimistön avulla. Kun olet nauhoittamassa makroa, voit keskeyttää nauhoittamisen väliaikaisesti ja jatkaa sitä myöhemmin samasta kohdasta.

Voit käyttää makroa helposti määrittämällä sille työkalurivin painikkeen, valikon komennon tai pikanäppäimen. Voit myös suorittaa makron valitsemalla Työkalut Makro ja valitsemalla Makrot.

Mukautetun makron luominen alusta alkaen

Voit luoda Visual Basic -editoria käyttämällä joustavia ja tehokkaita makroja, jotka sisältävät Visual Basic -käskyjä, joita ei voi nauhoittaa. Vaiheittaiset ohjeet Visual Basicin ohjeiden saamisesta Wordissa

Makrojen tallennuspaikka

Voit tallentaa makroja malleihin tai tiedostoihin. Word tallentaa makrot oletusarvon mukaan Normal-malliin, jotta ne olisivat käytettävissä kaikissa Wordin tiedostoissa. Jos tallennetusta makrosta on kuitenkin hyötyä vain tietyssä tiedostossa, se kannattaa tallentaa kyseiseen tiedostoon. Voit kopioida asiakirjoihin tallennettuja makroja asiakirjasta toiseen. Käytä arkistointia makrojen kopioimiseen, poistamiseen ja uudelleen nimeämiseen. Valitse Työkalut Makro ja valitse Makrot ja valitse sitten Arkistointi.

Tehtävien automatisoiminen Web-sivuilla

Voit automatisoida tehtäviä Web-sivuina tallennettavissa Word-asiakirjoissa käyttämällä makrojen sijasta komentosarja-ankkureita ja Microsoft Script Editoria. Komentosarja-ankkureilla merkitään Word-asiakirjan kohta, johon komentosarja halutaan tallentaa. Kun kaksoisnapsautat asiakirjassa olevaa komentosarja-ankkuria, Microsoft Script Editori käynnistyy, ja voit muokata komentosarjaa. Komentosarja suoritetaan, kun Web-sivu avataan Web-selaimessa.

Makron nauhoittaminen

Makron nimen ensimmäisen merkin täytyy olla kirjain. Muut merkit voivat olla kirjaimia, numeroita tai alaviivoja. Makron nimessä ei saa olla välilyöntejä ja sanat voi erottaa toisistaan alaviivoilla.

Jos haluat makron olevan käytettävissä aina, kun käytät Exceliä, tallenna makro Excelin käynnistyskansiossa olevaan omaan makrotyökirjaasi.

Jos valitset soluja samalla kun suoritat makroa, makro valitsee samat solut riippumatta siitä, mikä solu on valittu ensimmäisenä, sillä se nauhoittaa suorat soluviittaukset.

Jos haluat, että makro valitsee solut riippumatta aktiivisen solun sijainnista, kun suoritat makroa, määritä makronauhuri nauhoittamaan suhteellisia soluviittauksia.

Valitse Nauhoituksen lopettaminen -työkaluriviltä Suhteellinen viittaus

. Excel jatkaa makrojen nauhoittamista suhteellisilla viittauksilla, kunnes lopetat Excelin tai kunnes valitset Suhteellinen viittaus -painikkeen

uudelleen.

Vihje Jos haluat makron valitsevan tietyn solun ja suorittavan tietyn toiminnon sekä valitsevan sitten toisen solun suhteessa aktiiviseen soluun, voit yhdistää suhteellisten ja suorien viittausten käytön nauhoittaessasi makroa. Jos haluat nauhoittaa makron käyttämällä suhteellisia viittauksia, varmista, että Suhteellinen viittaus -painike

on valittuna. Jos haluat nauhoittaa suorin viittauksin, varmista, että Suhteellinen viittaus -painike ei ole valittuna.

Makrot: usein suoritettavien toimintojen automatisoiminen

Jos suoritat Microsoft Excelissä jonkin tehtävän toistuvasti, voit automatisoida sen käyttämällä makroa. Makro on toimintojen ja komentojen sarja, joka tallennetaan Visual Basic -moduuliin ja joka voidaan suorittaa aina, kun haluat suorittaa tehtävän. Kun nauhoitat makron, Excel tallentaa jokaisen vaiheen tiedot toteuttaessasi komentojen sarjan. Voit sitten toistaa komennot suorittamalla makron.

Ennen kuin nauhoitat makron, suunnittele vaiheet ja komennot, joita haluat makron suorittavan. Jos teet virheen nauhoittaessasi makroa, tekemäsi korjaukset nauhoittuvat myös. Kun nauhoitat makroja, Visual Basic tallentaa jokaisen makron uuteen työkirjaan liittyvään moduuliin.

Jos esimerkiksi kirjoitat usein soluihin pitkiä tekstijaksoja, voit nauhoittaa makron muotoilemaan nämä solut siten, että teksti rivittyy. Valitse solu, johon haluat tekstin rivittyvän ja aloita nauhoittaminen. Valitse Muotoile Solut, valitse sitten Tasaus-välilehti ja valitse sitten Tekstin rivitys -valintaruutu. Valitse OK ja valitse sitten Lopeta nauhoittaminen

. Vaiheittaiset ohjeet makron nauhoittamisesta.

Makron luominen helposti suoritettavaksi Voit suorittaa makron valitsemalla sen Makro-valintaikkunan luettelosta. Jos haluat suorittaa makron aina, kun napsautat tiettyä painiketta tai painat tiettyä näppäinyhdistelmää, voit liittää makron työkalurivin painikkeeseen, pikanäppäimistöön tai taulukon graafiseen objektiin. Vaiheittaiset ohjeet makrojen liittämisestä.

Makrojen näyttäminen ja muuttaminen Kun olet nauhoittanut makron, voit tarkastella makrokoodia Visual Basic -editorissa, jos haluat korjata virheitä tai muuttaa sitä, mitä makro tekee. Visual Basic -editori on ohjelma, joka on suunniteltu aloittelijoille helpottamaan makrokoodin kirjoittamista ja muokkaamista, ja se sisältää runsaasti käytönaikaisia ohjeita. Sinun ei tarvitse opetella ohjelmointia tai käyttää Visual Basic -kieltä tehdäksesi yksinkertaisia muutoksia makroihisi. Vaiheittaiset ohjeet makrojen näyttämisestä ja muokkaamisesta.

Jos noudatit edellä olevia ohjeita ja nauhoitit tekstiä rivittävän makron, tulos voi näyttää seuraavanlaiselta:

Visual Basic -editori näyttää nauhoitettujen makrojen koodin moduuli-ikkunassa.

Voit yksinkertaistaa tätä makroa poistamalla kaikki sisennetyt rivit "With Selection" ja "End with" välillä, paitsi ".WrapText = True".

Makrojen hallinta Voit muokata makroja, kopioida niitä yhdestä moduulista toiseen, kopioida makroja eri työkirjojen välillä, nimetä uudelleen makroja tallentavat moduulit tai nimetä makrot uudelleen Visual Basic -editorissa. Jos haluat esimerkiksi tekstiä rivittävän makron myös lihavoivan tekstin, voit nauhoittaa toisen makron lihavoimaan solun ja kopioida sitten ohjeet kyseisestä makrosta tekstiä rivittävään makroon. Vaiheittaiset ohjeet makron kopioimisesta.

Makron suojaaminen Microsoft Excel 2000 sisältää suojaustoimenpiteitä viruksia vastaan, jotka voivat siirtyä makrojen kautta. Jos jaat makroja muiden kanssa, voit varmistaa ne digitaalisella allekirjoituksella, jotta toiset käyttäjät voivat varmistua siitä, että ne ovat peräisin luotettavasta lähteestä. Aina kun avaat makroja sisältävän työkirjan, voit varmistaa niiden lähteen, ennen kuin käytät niitä.

Makrovirukset

Makrovirus on tietokonevirus, joka on tallennettu työkirjan tai apuohjelman makroon. Virukset ovat ihmisten kirjoittamia ohjelmia, joiden tarkoitus on yleensä tuhota tai vioittaa tietoja. Kun avaat viruksen sisältävän työkirjan tai suoritat toimen, joka herättää makroviruksen, virus voi aktivoitua, siirtyä tietokoneeseesi ja tallentua .xls-tiedostoihisi, piilotettuun työkirjaan tai muuhun vaikeasti löydettävään paikkaan. Tämän jälkeen virus voi levitä automaattisesti jokaiseen tallentaamasi työkirjaan. Jos toiset käyttäjät avaavat viruksen sisältäviä työkirjoja, makrovirus voi siirtyä myös heidän tietokoneisiinsa.

Microsoft Excel ei etsi makroviruksia levykkeiltä, kiintolevyltä tai verkkoasemasta. Jos haluat suojautua viruksia vastaan, hanki ja asenna virustentorjuntaohjelma. Excel voi joka tapauksessa näyttää varoitussanoman aina makroja sisältävän työkirjan avaamisen yhteydessä. Voit päättää sitten, avaatko työkirjan makrojen kanssa vai ilman niitä, jolloin voit ainoastaan tarkastella ja muokata työkirjoja. Makrovirus on haitallinen vain, jos se suoritetaan. Jos et ota makroja käyttöön, voit avata työkirjan turvallisesti.

Makro valikossa

Voit liittää makron Työkalut –valikkoon. Tällöin voit suorittaa makron täsmälleen samalla tavalla kuin muutkin Excelin valikkokomennot.

Napsauta Nauhoita uusi makro –valintaikkunan Asetukset –painiketta. Valintaikkuna laajenee niin, että esiin tulee lisää vaihtoehtoja.

Valitse Käyttöliittymä –osasta Työkalut –valikon komento –valintaruutu ja kirjoita kenttään se nimi, jonka haluat näkyvän valikossa. Esimerkiksi Lukujärjestys.

Makro pikanäppäilynä

Nopea tapa makron suorittamiseen on liittää makro pikanäppäilyyn. Pikanäppäily suoritetaan painamalla CTRL +kirjain.

Napsauta Nauhoita uusi makro –valintaikkunan Asetukset –painiketta. Valintaikkuna laajenee niin, että esiin tulee lisää vaihtoehtoja.

Valitse Pikanäppäin –valintaruutu ja kirjoita kenttään kirjain, jota haluat käyttää. Esimerkiksi l.

Makro painikkeena

Voit luoda laskentataulukkoon painikkeen ja liittää makron siihen. Painikkeiden käyttäminen on kätevää, koska ne ovat aina näkyvissä ja käytettävissä.

Makron liittämien painikkeeseen

Ennen kuin voit luoda painikkeen laskentataulukkoon, pitää Piirtotyökalurivi ottaa esiin. Käytä Näytä –valikon Työkalurivit –komentoa Piirtotyökalurivin esille tuomiseen.

Sarakkeen nimi	Soluosoite	Solussa oleva kaava
Tulokk	E2	=KUUKAUSI(TULOPVM)
Lähtökk	F2	=KUUKAUSI(LÄHTÖPVM)
Tammivrk	G2	=JOS(JA(Tulokk=Lähtökk;Lähtökk=Tammikuu Kknro);Lähtöpvm-Tulopvm;JOS(Tulokk=Tammikuu Kknro;TammikuuKkloppu-Tulopvm;JOS(Lähtökk=Tammikuu Kknro;Lähtöpvm-Tammikuu Kkalku+1;0)))