Tässä harjoituksessa luodaan mainosfirma Naubikselle laskutuksessa käytettävä työkirja, jota voidaan ruveta saman tien käyttämään. Työkirjalle annetaan kuvaava nimi, joka ilmaisee työkirjan käyttötarkoituksen. Sen jälkeen työkirjan ominaisuuksiin lisätään avainsana. Tiedoston ominaisuudet sisältävät työkirjan otsikon, aiheen, tekijän nimen ja avainsanat, jotka helpottavat työkirjojen erottamista toisistaan. Lisäämällä avainsanoja tiedoston ominaisuuksiin, tietyn työkirjan löytäminen niiden mahdollisesti satojen joukosta on helpompaa.

Jos työkirja sisältää useita sivuja tai laskentataulukoita, kannattaa taulukonvalitsimiin kirjoittaa nimet, jotka ilmaisevat, millaisista taulukoista on kysymys. Uusi tyhjä työkirja sisältää kolme laskentataulukkoa, joiden nimet ovat Taul1, ja Taul2 ja Taul3. Kuvaavimmat nimet säästävät aikaa työtä tehdessä. Laskentataulukon nimeä voidaan käyttää myös kaavassa ja lisäksi sitä käytetään oletusarvoisena otsikkona, kun taulukko tulostetaan.

Uuden työkirjan luominen ja tallentaminen

Tässä harjoituksessa avataan ja nimitetään uusi työkirja, joka sitten tallennetaan kansioon nimeltä Excel-harjoitukset (levyke).

Napauta näytön alareunassa olevan Windows –tehtäväpalkin Käynnistä –painiketta. Käynnistä –valikko tulee näkyviin.
Valitse Ohjelmat ja sitten Microsoft Excel. Microsoft Excel käynnistyy ja näkyviin tulee tyhjä työkirja.
Napauta vakiotyökalurivillä olevaa Uusi –painiketta. Näkyviin tulee uusi työkirja.
Napauta vakiotyökalurivillä olevaa Tallenna –painiketta. Tallenna nimellä –valintaikkuna tulee näkyviin.
Valitse esim. levyke (a:\). tiedoston nimi –muokkausruudussa näkyy Excelin antama oletusnimi.
Kaksoisnapauta Tiedoston nimi –muokkausruutua ja kirjoita nimi NAU_Lasku
Napsauta Tallenna –painiketta. Tiedosto tallennetaan valitsemaasi tiedostoon ja otsikkoriville tulee näkyviin uusi työkirjan nimi.

Laskulomakkeen tekeminen

Lasku –laskentataulukosta on tarkoitus tehdä vakiolomake, jonka Mainostoimisto Naubiksen myyjät voivat täyttää suoraan omalta päätteeltään, tulostaa ja sitten lähettää asiakkaalle. Seuraavassa laskulomake luodaan vaiheittain. Ensiksi luodaan lomakkeen perusta kirjoittamalla otsikot ja sijoittamalla ne sopiviin paikkoihin. Myöhemmin laskentataulukkoon lisätään kaavat, jotka automaattisesti suorittavat tarvittavat laskutoimitukset ja lopuksi lomaketta muotoillaan niin, että se näyttää siistiltä.

Laskun otsikoiden kirjoittaminen

Tässä harjoituksessa laskun eri osiin lisätään asiaan kuuluvat otsikot.

Kirjoita soluun A1 Vastaanottajan nimi ja paina Enter –näppäintä.
Kirjoita soluun A2 Osoite ja paina Enter –näppäintä
Kirjoita soluun A3 Postinumero ja paina Enter –näppäintä
Kirjoita soluun A4 Postitoimipaikka ja paina Enter –näppäintä
Kirjoita soluun A5 Laskutettavat työt ja paina Enter –näppäintä.
Kirjoita soluun A6 Tehtävä ja paina Enter –näppäintä
Kirjoita soluun A7 Tehtävän kuvaus ja paina Enter –näppäintä
Kirjoita soluun A8 Mk ja paina Enter –näppäintä

Laskentataulukon tulisi nyt olla alla olevan kuvan kaltainen.

Asettelun muuttaminen

Tässä harjoituksessa laskentataulukkoa järjestellään ja sen tilankäyttöä parannetaan soluja yhdistämällä. Lisäksi laskun ulkonäköä kohennetaan muuttamalla otsikoiden tasausta.

Laskun esikatseleminen ja sen asettelun muuttaminen

Nyt voidaan laskulomakkeesta tulostaa ensimmäinen vedos. Ennen sitä on kuitenkin paikallaan suorittaa esikatselu, jotta nähtäisiin, miltä lasku näyttää tulostettuna. Näin sen ulkonäöstä saadaan hyvä käsitys ja siinä mahdollisesti olevat virheet voidaan korjata.

Laskun esikatseleminen

Napauta vakiotyökalurivillä olevaa Esikatselu –painiketta (suurennuslasi). Esikatseluikkuna tulee näkyviin ja lasku näkyy siinä sellaisena kun se tulostetaan paperille.
Siirrä hiiren osoitin ikkunassa näkyvän sivun päälle. Kun osoitin muuttuu suurennuslasin muotoiseksi napauta sivua. Valittu kohta näkyy nyt suurennettuna.

Sarakkeen leveyden muuttaminen esikatselunäkymässä

Laskua tarkasteltaessa havaitaan, että sarake, joka sisältää tekstin Tehtävän kuvaus, on liian kapea. Tässä harjoituksessa leveyttä muutetaan esikatselunäkymässä.

Napauta esikatseluikkunan työkalurivillä olevaa Reunukset –painiketta.
Vieritä näyttö sivun alkuun.
Aseta hiiren osoitin vasemmalta lukien kolmannen reunusmerkin päälle ja vedä sitä oikealle, kunnes Tehtävän kuvaus näkyy kokonaan.
Napauta Sulje –painiketta. Laskentataulukko tulee uudelleen näkyviin normaalinäkymässä.

Rivin lisääminen

Taulukkoa tarkasteltaessa havaitaan, että siinä ei ole paikkaa asiakkaan puhelinnumerolle. Tässä harjoituksessa lisätään lomakkeeseen yksi rivi.

Napauta rivin 5 marginaalissa olevaa painiketta hiiren kakkospainikkeella.
Valitse pikavalikosta komento Lisää. Rivin 5 yläpuolelle tulee näkyviin uusi rivi ja kaikki alla olevat rivit numeroidaan uudelleen.
Kirjoita soluun A5 Puhelinnumero ja paina Enter –näppäintä.
Tarpeen vaatiessa voit muuttaa sarakkeen A leveyttä sen otsikkorivin oikeaa reunaa vetämällä, kunnes teksti mahtuu siihen kokonaan.

Muiden hyödyllisten piirteiden lisääminen laskuun

Koska laskulomake on tarkoitettu useiden eri työntekijöiden käyttöön, siihen kannattaa lisätä joitakin käyttöohjeita ja kelpoisuustarkistuksia, joilla varmistetaan se, että laskua käytetään oikein. Kelpoisuustarkistuksilla estetään käyttäjiä kirjoittamasta lomakkeelle vääränlaisia tietoja, kuten esimerkiksi tekstiä soluihin, joissa pitää olla lukuja. Näin vähennetään virheitä ja pystytään valvomaan laskuun kirjoitettavia tietoja.

Kommentin lisääminen lomakkeeseen

Tässä harjoituksessa lisätään lomakkeeseen kommentteja, jotka ohjaavat käyttäjiä tietojen kirjoittamisessa.

Valitse laskentataulukosta solu A7 (Tehtävä).
Valitse Lisää –valikosta komento Kommentti. Käyttäjän nimellä varustettu kommenttiruutu tulee näkyviin.
Kirjoita Jokainen tehtävä kirjoitetaan omalle rivilleen. Laskentataulukon tulisi nyt olla seuraavan kuvan kaltainen.

3. Napauta taulukkoa kommenttiruudun ulkopuolelle. Kommenttiruutu sulkeutuu.

Aseta hiiren osoitin solun A7 päälle. Kommentti tulee näkyviin.

Kelpoisuustarkistuksen lisääminen lomakkeeseen

Valitse solut C8.C10
Valitse Tiedot –valikosta komento Kelpoisuustarkistus.
Valitse Asetukset –välilehden. Hyväksy –luetteloruudusta vaihtoehto Kokonaisuusluku.
Valitse Tiedot –luetteloruudusta vaihtoehto On suurempi tai yhtä suuri kuin.
Kirjoita Minimi –muokkausruutuun 100. Valintaikkunan tulisi nyt olla seuraavan kuvan kaltainen.

Napauta Virhesanoma –välilehteä.
Varmista, että valinta ruutu Näytä virhesanoma, jos kirjoitetut tiedot eivät täytä ehtoja on valittuna.
Valitsee Tyyli –luetteloruudusta vaihtoehto Varoitus.
Kirjoita Otsikko –muokkausruutuun Virheellinen luku.
Kirjoita Virhesanoma –muokkausruutuun: Kirjoitettavan kokonaisluvun on oltava yhtä suuri tai suurempi kuin 100. Valintaikkunan tulisi nyt olla seuraavan kuvan kaltainen.

16. Napauta Ei-painiketta, kirjoita sitten 100 ja paina Enter –näppäintä. Nyt Excel hyväksyy luvun.

Solun tasauksen ja rivitystavan muuttaminen

Nyt on aika näyttää laskulomaketta myös mainostoimiston konsulteille. Lyhyen neuvottelun jälkeen todetaan, että vielä on eräitä asioita, joita on tarpeen muuttaa, jotta tietojen kirjoittaminen laskuun olisi helpompaa.

Tekstin rivittäminen soluissa

Tässä harjoituksessa solujen leveyksiä säädetään edelleen ja niissä olevia tekstejä rivitetään, jotta ne mahtuisivat soluihin.

1. Aseta hiiren osoitin sarakkeen B otsikkorivin oikean reunan päälle ja vedä sitä oikealle, kunnes kohdeohjeessa näkyy luku 36,00. Sarake B on nyt kyllin levä, jotta laskutettavan tehtävän kuvaus mahtuu siihen. Näytön tulisi nyt olla seuraavan kuvan kaltainen.

2. Valitse solu B8 ja kirjoita Tehokkaimman ilmoitusvälineen valitsemista varten tehty kuluttajakysely ja paina Enter –näppäintä.

Valitse solut B8:B10 ja napauta valittua aluetta hiiren kakkospainikkeella. Näkyviin tulee pikavalikko.
Valitse vaihtoehto Muotoile solut –valintaikkuna.
Valitse Tasaus –välilehdestä Tekstin rivitys –valintaruutu ja napauta OK –painiketta. Tekstin rivitys –asetus liitetään nyt soluihin B8:B10. Kun tämän jälkeen näihin soluihin kirjoitetaan useita rivejä käsittävä teksti ja painetaan Enter –näppäintä, teksti rivitetään automaattisesti ja rivin korkeus sovitetaan vastaamaan tekstirivien määrää. Näytön tulisi nyt olla seuraavan kuvan kaltainen.

Solun tasauksen muuttaminen

Tässä harjoituksessa asetetaan tekstille uusi tasaus soluissa, joihin edellä määritettiin vaihtoehto tekstin rivitys. Näin solussa oleva teksti saadaan aina näkymään solun yläreunassa, vaikka rivejä olisikin vain yksi.

Valitse solut A8:C10
Napsauta valittua aluetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta vaihtoehto Muotoile solut. Muotoile solut –valintaikkuna tulee näkyviin.
Valitse Tasaus –välilehti. Pystysuora –luetteloruudusta vaihtoehto Ylös ja napauta OK-painiketta. Soluissa A8:C10 oleva teksti tasataan nyt uudella tavalla. Huomaa, että jos solussa B8 on useita tekstirivejä, solussa C8 oleva luku sijaitsee nyt solun yläreunassa. Lomakkeen tulisi nyt olla seuraavan kuvan kaltainen.

Laskun tulostaminen

Laskentataulukko voidaan tulostaa oletusarvoisia tulostusasetuksia käyttämällä. Tämä tarkoittaa asetuksia, joita tulostin käyttää ellei käyttäjä ole muuta määrännyt. Jos laskentataulukosta halutaan tulostaa paperille vain sellaiset osat, joissa on määrätyt tiedot tai teksti, voidaan määrittää tulostusalue. Kun tulostusalue on määritetty, tämä alue tulostetaan automaattisesti myös seuraavilla kerroilla, kun tulostus käynnistetään. Laskulomakkeen kasvaessa siihen lisättyjen tietojen mukana, voidaan määrittää uusi tulostusalue, jolloin vain ajankohtaiset tiedot tulostetaan. Toisaalta tietyt alueet voidaan valita laskentataulukosta myös siksi, että luottamukselliset tiedot eivät tulisi näkyviin.

Nopea tapa tulostaa lasku

Tässä harjoituksessa tulostetaan yksi kopio laskusta käyttämällä Tulosta –painiketta, joka on nopein tapa tulostaa laskentataulukko.

Napsauta vakiotyökalurivillä olevaa Tulosta –painiketta. Excel tulostaa laskentataulukon kirjoittimelle.

Tulostusalueen määrittäminen

1. Valitse solut A1:G11. Nyt valittuina ovat ne solut, joiden sisältö halutaan tulostaa paperille.

2. Valitse Tiedosto –valikosta komento Tulostusalue ja sitten Määritä tulostusalue. Tulostusalue korostetaan Excelin uudella läpinäkyvällä korostuksella. Teksti ja muotoilu näkyvät korostuksen taustalla.

Näytön tulisi nyt olla seuraavan kuvan kaltainen.

3. Napsauta vakiotyökalurivillä olevaa Tulosta –painiketta. Nyt Excel tulostaa vain laskentataulukosta valitun tulostusalueen.

Kuvan lisääminen laskentataulukkoon

Koska lasku lähetetään asiakkaille, sen on oltava ammattitaidolla tehdyn ja näyttävän näköinen. Seuraavaksi laskun ulkoasua parannetaan lisäämällä siihen yrityksen logo.

Tilan luominen kuvaa varten

Tässä harjoituksessa etsitään kovalevyltä logo ja se lisätään laskuun.

Napauta solua A1.
Valitse Lisää –valikosta komento Kuva ja sitten komento Tiedostosta. Lisää kuva –valintaikkuna tulee näkyviin.
Valitse kovalevy Kohde –luetteloruudusta. Kaksoisnapauta tunnilla annettua tiedostonimeä. Kysy opettajalta, mikäli sitä ei ole vielä sanottu. Oletus on kuitenkin Excel/kuvat/mainoslogo.

Toimiston logo liitetään laskentataulukkoon sen vasempaan ylänurkkaan.

Näytön tulisi nyt olla tämän kaltainen.

Hienosäätöjen tekeminen

Tässä harjoituksessa logoon liitetään muotoiluja ja lisätään rivin korkeutta niin, että se vastaa logon korkeutta.

Napauta logoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta komento Muotoile kuvaa. Muotoile kuvaa –valintaikkuna tulee näkyviin.
Valitse Värit ja reunaviivat –välilehti.
Valitse Viiva –osan Väri -luetteloruudusta sininen ruutu.
Valitse Tyyli –luetteloruudusta 3pt viiva ja napauta OK-painiketta. Logon ympärille ilmestyy paksu sininen kehys.
Aseta hiiren osoitin rivien 1 ja 2 otsikkojen väliselle rajalle. Osoitin on oikeassa paikassa, kun se muuttuu kaksipäisen nuolen muotoiseksi.
Vedä reunaviivaa alas, kunnes logo mahtuu hyvin riville 1. Tarvittaessa voit suurentaa kuvaa vetämällä sen oikeaa alanurkkaa oikealle alas, kunnes logo mahtuu hyvin riville 1. Tarvittaessa voit suurentaa kuvaa vetämällä sen oikeaa alanurkkaa oikealle alas.

7. Tallenna työkirja.

Pikakertaus

Tehtävä	Toimenpide
Uuden työkirjan avaaminen	Napauta vakiotyökalurivillä olevaa Uusi-painiketta.
Uuden työkirjan tallentaminen	Valitse Tiedosto-valikosta komento Tallenna nimellä. Avaa kansio, johon haluat tallentaa tiedoston. Kirjoita Tiedoston nimi muokkausruutuun uuden tiedoston nimi ja napauta Tallenna-painiketta.
Avainsanan lisääminen tiedoston ominaisuuksiin	Valitse Tiedosto-valikosta komento ominaisuudet. Kirjoita haluamasi avainsana yhteenveto-välilehden Avainsanat-muokkausruutuun ja napauta Ok-painiketta. Napauta vakiotyökalurivillä olevaa Tallenna-painiketta.
Työkirjassa olevien laskentataulukoiden nimeäminen	Kaksoisnapauta laskentataulukon alaosassa olevaa taulukonvalitsinta. Kirjoita haluamasi nimi ja paina Enter-näppäintä.
Otsikoiden kirjoittaminen laskentataulukkoon	Valitse solu, kirjoita haluamasi teksti ja paina Enter-näppäintä.
Solujen yhdistäminen ja niissä olevan tekstin keskittäminen	Valitse haluamasi solut ja napauta Muotoilu-työkalurivillä olevaa Yhdistä ja keskitä painiketta.
Sarakkeen keveyden muuttaminen	Vedä sarakkeen oikeanpuoleista reunaviivaa (otsikkoriviltä) oikealle tai vasemmalle, kunnes sarakkeen leveys on sopiva.
Solussa olevan tekstin keskittäminen	Valitse solut ja napauta Muotoilu-työkalurivillä oleva Keskitä-painiketta.
Laskentataulukon esikatseleminen ennen sen tulostamista	Napsauta vakiotyökalurivillä olevaa esikatselu-painiketta.
Sarakkeen leveyden muuttaminen esikatselunäkymässä	Napsauta esikatseluikkunan työkalurivillä olevaa Reunukset-painiketta. Vedä reunuksen merkki (sivun yläreunassa) haluamaasi kohtaan ja napauta Sulje-painiketta.
Rivin lisääminen	Napauta rivin otsikko hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Lisää-komento.
Kommenttien lisääminen laskentataulukkoon	Valitse solu ja sitten Lisää-valikosta komento Kommentti. Kirjoita kommentti ja sulje kommenttiruutu napauttamalla laskentataulukkoa.
Laskentataulukkoon kirjoitettavien tietojen kelpoisuuden tarkistaminen	Valitse solut ja sitten Tiedot-valikosta komento Kelpoisuus-tarkistus. Valitse sopivat tarkistusehdot. Valitse Virhesanoma-välilehti ja kirjoita haluamasi virhesanomat. Napauta OK-painiketta.
Tekstin rivittäminen soluissa	Napsauta valittuja soluja hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta komento Muotoile solut. Kun Muotoile solut –valintaikkuna tulee näkyviin, valitse Tasaukset-välilehti. Napauta valintamerkki Tekstin rivitys –valintaruutuun ja sitten OK-painiketta.
Solun tasauksen muuttaminen	Napauta valittuja soluja hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta komento Muotoile solut. Kun Muotoile solut –valintaikkuna tulee näkyviin, valitse Vaakasuora- ja Pystysuora –luetteloruudusta haluamasi tasaustyylit ja napauta OK-painiketta.
Laskentataulukon tulostaminen nopealla tavalla	Napauta vakiotyökalurivillä olevaa Tulosta-painiketta.
Tulostusalueen määrittäminen	Valitse solut, jotka haluat tulostaa. Valitse sitten Valitse Tiedosto-valikosta komento Tulostusalue ja sen jälkeen komento Aseta tulostusalue. Napauta vakiotyökalurivillä olevaa Tulosta-painiketta.
Kuvan lisääminen laskentataulukkoon	Napauta soluta, johon haluat lisätä kuvan. Valitse Lisää-valikosta komento Kuva ja sitten komento Tiedostosta. Etsi haluamasi kuva Lisää kuva –valintaikkunasta ja kaksoisnapauta sen nimeä.
Laskentataulukossa olevan kuvan muotoileminen	Napauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta komento Muotoile kuvaa. Valitse Muotoile kuvaa –valintaikkunasta se välilehti, joka sisältää haluamasi muotoiluasetukset. Valitse asetukset ja napsauta OK-painiketta.