Automaattinen korjaus ja muotoilu

Wordissa on useita oikeinkirjoitukseen ja asetteluun liittyviä automaattisia toimintoja, jotka ovat ohjelman asennuksen jälkeen suoraan käytettävissä. Word korjaa siis tekstiä kirjoittaessasi.

Suurin osa toiminnoista helpottaa tekstinkäsittelyä. Esim. CapsLock -näppäimen päälle unohtuminen ei haittaa, vaan ohjelma korjaa automaattisesti isot kirjaimet pieniksi ja päinvastoin.

Monessa tilanteissa automaattisesti toiminnat saattavat kuitenkin häiritä tai jopa hidastaa työtä - useat käyttäjät kytkevätkin yksinkertaisesti kaikki automaattiset toiminnot pois päältä.

Automaattinen korjaus -ikkuna

Wordin automaattisia toimintoja määritellään komennolla Työkalut/Automaattinen korjaus (Tools/AutoCorrect) avautuvassa Automaattinen korjaus -ikkunassa. Ikkunassa on neljä välilehteä: Automaattinen korjaus (AutoCorrect), Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type), Automaattinen muotoilu (AutoFormat) ja Automaattinen teksti (AutoText).

Oletuksena on, että kaikki automaattiset toiminnot ovat käytössä. Poistamalla kaikki valintamerkit kahdelta ensin mainitulta välilehdeltä saadaan käyttöön "konekirjoitustila", ts. tällöin Word ei tee "omin luvin" tekstikorjauksia. Käytännössä osa automaattisista korjauksista on kuitenkin hyödyllisiä, joten aivan kaikkia valintamerkkejä tuskin kannattaa poistaa. Seuraavassa on välilehdittäin kysymysmerkeillä merkitty kohdat, joiden valinnan poistamista kannattaa ainakin harkita. Muiden kohtiin valintamerkit kannattaa normaalisti säilyttää.

Automaattinen korjaus -välilehti

Kohdan Virkkeen 1. kirjain isolla (Capitalize first letter of sentence) valinta on periaatteessa hyödyllinen - vaikka et itse muistaisikaan aloittaa virkettä isolla kirjaimella, Word tekee sen puolestasi. Ongelmana ovat lyhenteet (em. opisk.): niiden jälkeen ohjelma aloittaa virheellisesti isolla kirjaimella. Poikkeukset -painikkeella (Exceptions) saa avattua ikkunan, joka sisältää jo valmiiksi joitakin pisteeseen päättyviä lyhenteitä. Voit itse jatkaa omilla usein käyttämilläsi lyhenteillä. Helpommalla pääset kuitenkin, kun poistat valintamerkin ja muistat itse kirjoittaa jokaisen virkkeen alkukirjaimen isolla.

Kohdan Korvaa teksti kirjoittaessa (Replace text as you type) valinnasta on myös hyötyä: Word korvaa kirjoittamiasi merkkejä ja sanoja valikon ikkunan alareunassa olevan taulukon mukaisesti. Voit itse lisätä haluamiasi korjauksia Korvattava- ja Korvaava -ruutuihin (Replace/With). Valinta kannattanee yleensä pitää päällä, mutta mikäli haluat joskus kirjoittaa jonkin korvattavaksi valitun merkin (esim. lyhenteen r tai c suluissa) joudut poistamaan valintamerkin väliaikaisesti.

Useimmat Automaattinen korjaus -ikkunassa määrittelemäsi korjaustoiminnot voit "kumota" valitsemalla korjatun tekstikohdan ja kirjoittamalla haluamasi tekstin uudelleen valitun alueen päälle.

Automaattinen muotoilu kirjoittaessa -välilehti

Jos säilytät valintamerkin kohdassa Otsikoissa (Headings), saat muotoiltua otsikot seuraavasti: Paina ensin kaksi kertaa Enter -näppäintä (poikkeus: asiakirjan alussa ei tarvitse Enter -näppäintä). Kirjoita sitten otsikoksi tuleva teksti ja paina taas kaksi kertaa Enter -näppäintä.. Word muotoilee otsikon Otsikko 1 -tyylin mukaiseksi.

Kun painat kerran sarkainnäppäintä ennen otsikon kirjoittamista, saat otsikon Otsikko 2 -tyylisen otsikon, vastaavasti kahdella sarkainpainalluksella saat Otsikko 3 -tyylisen otsikon. Asiateksteissä toiminnosta ei lienee haittaa, mutta esim. runoja kirjoitettaessa valinta kannattanee poistaa.

Merkityissä luetteloissa ja Numeroiduissa luetteloissa -valinnat (Automatic bullteded/numbered lists) säilyttämällä saat kätevästi tehtyjä luetteloita: Aloita rivi tavuviivalla ja välilyönnillä. Kirjoita luettelokohtaan tuleva teksti. Kun painat Enter -näppäintä, Word muotoilee edellistä riviä lisäten merkin ja tekstin väliä sekä aloittaa uuden rivin ranskalaisella viivalla. Halutessasi käyttää varsinaisia luettelomerkkejä esimerkiksi:

• kirjoita tavuviivan sijasta * -merkki ja toimi muuten kuten edellä. Numeroitujen luetteloiden alkuun kirjoitat numeron 1 ja pisteen. Painaessasi Enteriä Word lisää automaattisesti seuraavan rivin alkuun numeron 2 jne. Kaikki luettelotyypit saa lopetettua painamalla kaksi kertaa Enteriä. Mikäli automaattiset luettelotoiminnat tuntuvat käytössä hankalilta, poista valintamerkit.

Internet ja verkkopolut hyperlinkeillä -kohdan (Internet and network paths with hyperlinks) vallinnalla Word muuttaa kirjoittamasi WWW-osoitteen samalla hyperlinkiksi. Mikäli sinulla on avoin Internet-yhteys, pääset suoraan tekstissä mainitulle sivulle. Jos haluat kirjoittaa WWW-osoitteita, ilman että niistä tulee samalla hyperlinkkejä, poista valinta.

Automaattinen muotoilu -välilehti

Automaattinen muotoilu -välilehdellä on pääpiireteissään samat valinnat kuin Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehdellä. Automaattinen muotoilu -välilehdellä tehtävät valinnat eivät kuitenkaan toteudu itsestään (mikäli et ole tehnyt samaa valintaa Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehdellä), vaan Word suorittaa valitut muotoilut vasta kun annat valikkokomennon Muotoile/Automaattinen muotoilu (Format/AutoFormat).

Automaattinen teksti -välilehti

Automaattinen teksti -välilehdellä on luettelo Wordin valmiista automaattisista teksteistä, jotka otat käyttöösi seuraavasti: Aloita tekstin kirjoittaminen. Muutaman kirjaimen kirjoittamisen jälkeen näet koko tekstin keltaisessa avauslaatikossa. Paina Enteriä, niin koko teksti lisätään asiakirjaasi.

Voit lisätä luetteloon automaattisia tekstejä kirjoittamalla tekstin Kirjoita automaattinen teksti -ruutuun (Enter AutoText entreiues here) ja napsauttamalla Lisää -painiketta (Add).